New Reservations en Opera PMS

En este capítulo, nos enteramos de la creación, edición, y la cancelación de reservas de OPERA PMS. Además, hay instrucciones sobre las muchas opciones para reservas en que podemos utilizar para servir mejor a nuestros clientes.

NEW RESERVATIONS (NUEVA RESERVACION)

Comience una reserva con una tarifa y la disponibilidad de búsqueda. Siga los pasos a continuación para realizar una tasa de consultas.

  1. Use la tecla F5, función para abrir la pantalla de RATE INFORMATION

a continuación, seleccione Cambio de consultas o en el menú principal, seleccione Reservations entonces New Reservations, como alternativa, puede pulsar la tecla F7 función de hacer una nueva reserva.

Aparece la pantalla de RATE QUERY

Para buscar disponibilidad tasa general, pre-calificar con los huéspedes por lo menos entrar en los siguientes criterios:

  1. Introduzca una fecha de llegada y el número de noches.
  2. A continuación, introduzca el número de adultos y / o niños.
  3. Si el huésped se ha hospedado en su hotel antes, entrar en su nombre en el campo NAME de modo que usted puede utilizar su perfil para agilizar el proceso de reserva y también ver las preferencias de los clientes.
  1. o escriba el apellido del perfil existente o seleccione NEW para crear un nuevo perfil.

NOTA: Consulte el capítulo Perfiles de este manual para obtener instrucciones específicas sobre la creación de perfiles.

  1. Complete los campos correspondientes y seleccione OK para volver a la pantalla de tasa de peticiones.
  2. Una vez que haya completado todos los criterios de búsqueda, seleccione OK para ver los resultados de la consulta.

RATE QUERY

Aparece la pantalla y tipos de habitación, en un formato de cuadrícula,

La parte superior de la pantalla son los tipos de habitaciones (ROOM TYPES), mientras que RATE CODES son la lista de códigos que están en el lateral izquierdo. En el centro de la cuadrícula son gastos reales.

RATES son de color VERDE indica la disponibilidad para ese tipo de habitación y Código de Tarifa, donde los de color rojo indican que no hay disponibilidad (no Availability) .

Selección una celda de la cuadrícula tarifa y tipo de habitación, en el cuadro gris en la esquina inferior derecha de la pantalla.

Esta caja también contiene información específica, como característica de tarifas,

restricciones de la tarifa

la información Depósito o cancelación.

Los botones en la parte derecha de la pantalla ofrece información adicional y opciones adicionales:

Overbook: Seleccione para ver la casa y tipo de habitación números de ventas

Item Inv: Si el código de tarifa resaltado tiene elementos que se le atribuye (como una cuna), esta opción por defecto es la pantalla de la disponibilidad de los artículos. Si no existen los artículos del inventario para el código de tarifa seleccionada, entonces la disponibilidad de pantallas de todos los artículos en defecto de inventario a la fecha de solicitud de reserva.

Waitlist: Graba una reserva de lista de espera cuando el tipo deseado no está disponible y el cliente potencial desea que se le notifique si el tipo de que se disponga.

Rate Info: Muestra las tarifas, las tasas de paquetes, e impuestos por noche en más detalle.

Analize: Las restricciones impuestas a la tasa de las tasas o tipos de habitación durante la estancia solicitud (es decir, mínima de dos noches, cerró la fecha de llegada, etc)

LongInfo:Información adicional con respecto a la frecuencia de código, configurable por el hotel, con explicaciones de texto a fondo de la tarifa.

Turnaways: Registros de la llamada reserva como Turnaway con fines estadísticos para realizar un seguimiento negaciones y arrepentimientos.

Alcance: se vuelve a la pantalla de tasa de peticiones de entrada de nuevas fechas o requisitos.

Close: cierra la pantalla Detalles tasa de peticiones

  1. Después de hacer una selección de tarifas y habitaciones con la cuadrícula, seleccione Aceptar para seguir adelante con la reserva.

La pantalla de reserva se divide en las siguientes secciones: Header(Encabezado): contiene información sobre el cliente y la compañía del huésped, agente de viajes, grupo y afiliaciones de los miembros. Lo vincula Un botón directamente a la pantalla del perfil del cliente que se almacenan los datos demográficos de huéspedes completas.

Details (detalles): Información del alojamiento para la estancia del huésped, incluyendo las fechas de llegada y salida, sala e información de tarifas, formas de pago, tarjetas de crédito y paquetes.

  1. Completa todos los campos necesarios mediante la capitalización adecuada y puntuacion. Los campos que se requieren para completar la reserva OPERA tienen un descriptor de campo negrita (i.e. Arrival, Departure, Room Type, Rate Code, Res. Type, etc.)
  1. Guardar conservación de uno de los siguientes métodos:
  • OKpara guardar la reserva y cerrar la pantalla
  • OKpara guardar la reserva y tienen que permanecer en la pantalla
  • Close para salir de la pantalla sin guardar la reserva (el indicador le pide que guarde)

RESERVATION SCREEN FIELD DESCRIPTIONS. DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOS DE RESERVACIÓN.

Arrival date: Indica la fecha de llegada del huésped. Escriba la fecha en este campo o utilice el calendario para seleccionar la fecha – por defecto es el campo de las selecciones en la pantalla de tasa de peticiones.

Nights: El número de noches de la reserva de invitado – este campo los impagos de las selecciones en la pantalla de tasa de peticiones.

Departure Date: La fecha de salida auto-rellena con base en la fecha de llegada y el número de noches – este campo los impagos de las selecciones en la pantalla de tasa de peticiones.

Adults/Child: Número de adultos y niños en la habitación que pueden afectar directamente a las tarifas con múltiples cargos por persona.

Number of rooms: Introduzca el número de habitaciones de la reserva. Los valores predeterminados de campo a 1. Si, por ejemplo, el cliente requiere

2 habitaciones, introduzca 2 en este campo (para una reserva, dos habitaciones, el mismo número de confirmación). Todas las habitaciones serán del mismo tipo de habitación. Alternativamente, si el cliente requiere algo más que una habitación con números de confirmación por separado, consulte el complemento en función de las opciones de reserva.

Room type: El tipo de habitación para el cliente prefiere la reserva que los incumplimientos de las decisiones tomadas en la pantalla de tasa de peticiones. Haga clic en la flecha desplegable junto a este campo para cambiar el tipo de habitación.

RTC: Tipo de habitación Charge permite que las actualizaciones de los huéspedes en habitaciones de primera calidad sin afectar a la velocidad – si el Rm. Cambios en el tipo de campo, este campo debe seguir siendo el tipo de habitación original reservado y citó a los huéspedes.

Room: Este campo es el número de la habitación del huésped. Debe rellenar el momento del check in, pero también puede comprobar la validez de bloquear una habitación durante el proceso de reserva. Haga clic en la flecha desplegable junto a este campo para seleccionar una habitación desde la pantalla de búsqueda de habitaciones disponible.

Rate code: El código que define la tasa que se cobra a los huéspedes – este campo los impagos de las selecciones en la pantalla de tasa de

peticiones. Para cambiar un tipo, haga clic en la flecha desplegable junto a este campo para volver a la pantalla de tasa de peticiones. La tasa para el código de tarifa elegido aparece en el campo RATE.

Rate/Fixed Rate: La tarifa que se cobra a los huéspedes cada noche de alojamiento. Para ver varias tasas o de tarifas durante la estancia, seleccione el botón de puntos suspensivos situado junto a este campo.

Block Code: Rellena si la reserva es parte de un bloque de grupo o de negocios.

ETA: Campo para registrar el tiempo estimado de llegada del transporte de los huéspedes

Market: Los valores predeterminados del mercado basado en la selección de código de tarifa realizada en la pantalla CONSULTA TARIFA – el mercado define el sector de las ventas pertenece el cliente y la tasa que pagan se realiza un seguimiento de los informes.

Source: La fuente rastrea cómo el hotel recibió esta reserva (es decir Guest Direct, CRS, Internet) – puede ser o no por defecto basado en la selección Code Rate

Res. type: El método por el cual el cliente tiene la intención de garantizar la reserva (es decir, tarjeta de crédito, 18:00 Cortesía Hold) para la llegada. Los valores por defecto de tipo a tipo más común de garantía del hotel, pero pueden cambiar haciendo clic en la flecha desplegable junto a este campo.

Payment: Registra el método de pago para garantizar la reserva (es decir, Visa, American Express, Efectivo). Para cambiar el método de pago, haga clic en la flecha desplegable junto a este campo. Para agregar más de una forma de pago, seleccione el botón de puntos suspensivos para entrar en varios pagos. A continuación se muestra un ejemplo de una ventana de múltiples forma de pago:

Dentro de esta ventana, también puede establecer reglas de autorización específicos para cada tipo de pago. Para establecer diferentes reglas de autorización, haga clic en la flecha desplegable en el campo de autenticación / Regla. Si se requiere un valor, introduzca también la cantidad fija o un porcentaje en el campo Amt / PCT.

Credit Card Nº: Cuando garantiza una reserva con tarjeta de crédito, introduzca el número de la tarjeta en este campo. Dependiendo del tipo de pago elegido, OPERA valida el número de tarjeta. Además, si un número de tarjeta de crédito existente en el perfil de invitado, una ventana

adicional que le preguntará si desea utilizar el número de tarjeta en el archivo.

Exp. Date: Al garantizar una reserva con abono, introduzca la fecha de caducidad de la tarjeta. OPERA confirma las fechas de vencimiento para únicas fechas futuras.

CRS Nº: Para los hoteles que la interfaz PMS ópera con un Sistema Central de Reservas (CRS), este campo se llena con el número de confirmación CRS correspondiente. Si un registro de reserva tiene varios números de confirmación o números de referencia CRS, puede ver estos seleccionando el botón de puntos suspensivos junto a este campo.

Disc. Amt /%: Para aplicar un descuento directamente a una reserva, ya sea entrar en una cantidad o porcentaje en este campo. Tenga en cuenta que el campo de la tasa de cambio de pantalla con una entrada con descuento.

Reason: Indica una razón para aplicar una tasa de descuento. Haga clic en la flecha desplegable junto a este campo para actualizar el motivo de ofrecer un descuento en la tarifa.

TA Record Locator: Para los hoteles con interfaces GDS directos (con los sistemas de asistencia técnica), número de referencia de la agencia de viajes en esta reserva rellena en este campo

Especials: solicitudes de los huéspedes en una reserva (es decir, early check in, abajo almohada) que se imprimen en los informes de la llegada

Comments: Notas sobre reservas especiales para que la estancia de los huéspedes. Después de entrar en los comentarios, una lámpara de comentarios en la parte inferior de la pantalla RESERVA. Un solo clic en esta lámpara muestra los comentarios introducidos.

Item Inv:. Haga clic en la flecha desplegable junto a este campo para solicitar elementos específicos de inventario hotel (es decir, cama supletoria, cuna, etc)

Para ver más campos en una reserva, seleccione la ficha MORE FIELDS

sobre el ARRIVAL DATE de llegada en la pantalla de RESERVATIONS.

SEARCH AND EDIT RESERVATIONS BUSCAR Y EDITAR RESERVATION

Utilice los siguientes pasos para localizar y editar una reserva existente:

  1. En el menú principal, seleccione RESERVATIONS y UPDATE RESERVATIONS

Seleccione ADVANCED para más opciones para buscar reservas.

Los campos rodeados por el Cuadro amarillo indica los campos para introducir los criterios de búsqueda.

  1. Búsqueda de una reserva de invitado de utilizar cualquiera de los campos de búsqueda (ie Name, CRS No / TA Rec Loc).
  2. Una vez que entre todos los criterios de búsqueda, seleccione SEARCH. Una lista de todas las reservas que cumplan con ese criterio de búsqueda se muestran en la cuadrícula.

CANCEL OF RESERVATIONS CANCELACION DE UNA RESERVACIÓN

Siga los pasos para cancelar una reserva:

  1. En el menú principal, seleccione RESERVATION y UPDATE RESERVATIONS
  2. Utilice la pantalla de reservaciones a encontrar allí la reservación que desea cancelar
  1. Resalte la reserva y seleccione CANCEL.
  2. Haga clic en la flecha desplegable junto al campo REASON para entrar en una el motivo parala cancelación.
  3. Seleccione el motivo adecuado y seleccione OK.
  4. Haga clic en el cuadro de texto en blanco en la pantalla CANCELACIÓN

entrar

texto adicional sobre la reserva y seleccione OK para terminar la cancelación.

  1. Proporcionar a los huéspedes con su número de cancelación.

ALERTS ALERTAS

Alerts, va unido a las reservas crear ventanas pop-up que alerta al usuario cada vez que acceda a la reserva. Por lo general, El agente señalan una acción necesaria en una reserva en un momento determinado del ciclo

de   vida  de una   reserva. Alerts  se muestran en diferentes lugares dependiendo de la acción (es decir, la llegada, la salida, etc)

Siga estos pasos para agregar una ALERTS a una reserva:

  1. En el menú Opciones, seleccione ALERTS.
  2. Seleccione NEW Muestra la pantalla de entrada ALERT.
  3. Haga clic en la flecha desplegable al lado del campo Código.
  4. Resalte el código de alerta predefinida apropiada y seleccione OK
  5. Haga clic en la flecha desplegable junto al campo de Área.
  6. Resalte y seleccione el área apropiada para alertar a esta reserva. por ejemplo, si la alerta es verificar una identificación para una tarifa de clasificación en el check-in, seleccione “Check In”.
  • Entradas: muestra una alerta cuando accede a la reserva en Recepción> Llegadas
  • Hora de salida: muestra una alerta cuando accede a la reserva a la salida en Cashiering> Facturación
  • Reserva: muestra una alerta cuando se accede a la reserva de Reservas> Reservas Actualizar
  1. Introduzca la información adicional necesaria para la alerta en el cuadro DESCRIPTIONS y seleccione OK para guardar.

CONFIRMATIONS CONFIRMACION

La opción Confirmación envía cartas de confirmación a los huéspedes por su reserva a petición. Hay tres formas diferentes para entregar confirmaciones: la impresión y envío por correo, y fax. Cada hotel también puede tener más de un tipo de letra de confirmación para seleccionar a partir de cuando se accede a esta opción.

NOTA: Correo electrónico y Opciones de entrega de fax requieren una configuración especial y / o software alternativo.

NOTA: Todos los hoteles tienen al menos un tipo de carta de confirmación general y requieren la asistencia de OPERA PMS Soporte para crear varios tipos de carta de confirmación.

Para imprimir una carta de confirmación al correo de un cliente:

  1. En el menú OPTIONS seleccione la CONFIRMATION en La pantalla de confirmaciones.

  1. Marque con una “X” en la columna de la impresión en la fila para el huésped al que desea enviar la confirmación. Si existen varios perfiles o invitados en la reserva, asegúrese de seleccionar el perfil individual del cliente al que va a entregar la confirmación. Desea enviar la confirmación. Si existen varios perfiles o invitados en la reserva, asegúrese de seleccionar el perfil individual del cliente al que va a entregar la confirmación.
  2. Haga clic en la flecha desplegable junto al campo CONF. NAME en la línea para el huésped receptor.
  3. Resalte la confirmacióny seleccione OK.
  4. 5. Si no existe dirección en el perfil, haga clic en la flecha desplegable al lado del campo de direcciones para añadir una dirección.
  5. Si el correo electrónico, garantizar ya sea una dirección de correo electrónico o número de fax que existe en los campos de la columnas de correo electrónico y fax. Si no existen direcciones de correo electrónico o

números de fax, haga clic en la flecha desplegable junto a cada campo para agregar uno.

  1. Seleccione SEND.

NOTA: La columna Estado muestra el estado de la carta de confirmación. Un estado de “Pendiente” indica la carta de confirmación no se ha impreso, enviado por correo electrónico o por fax. Un estado de “éxito” indica la carta de confirmación de entrega al cliente.

  1. Para obtener una vista previa de la carta de confirmación de su pantalla, seleccione PREVIEW.
  2. Para guardar la carta de confirmación seleccione guardar

NOTA: La confirmación cartas vista previa o guardar en un archivo abierto y guardar como archivos de Adobe PDF (Portable Document Format). Además, cuando un correo electrónico de confirmación, el nuevo mensaje creado a través del programa de correo electrónico concede la carta de confirmación para el mensaje como un archivo PDF adjunto.

LA SIGUIENTE ES UN EJEMPLO DE LA HOJA DE CONFIRMACION CON SUS POLITICAS DE CANCELACION.

ROOM MOVE

CAMBIO DE HABITACION

La opción Move Room mueve un cliente de una habitación a otra después de que el invitado se encuentra en CHECK IN. Esto sólo está disponible en la recepción cuando un cliente ya ocupa una habitación.

Siga estos pasos para mover una habitación de la reserva:

  1. En el menú OPTIONS, seleccione ROOM MOVE
  2. Haga clic en la flecha desplegable al lado del campo ROOM MOVE. La pantalla de Buscar habitaciones disponible.

  1. Localice una habitación para los huéspedes con cualquier. Resalte la habitación deseada y seleccione OK.

Volverá a la pantalla de cambiar de habitación.

  1. Seleccione OK con el nuevo número de la habitación seleccionada para guardar los cambios

Aparecerá un mensaje para actualizar el estado de limpieza en el primer cuarto.

  1. Seleccione el estado de la habitación adecuada.
  • INSPECTED (Inspeccionado / Limpieza): se utiliza si el cliente no ha llegado, y la habitación no está actualmente disponible
  • PICKUP (Captura): se utiliza si el cliente sólo accede brevemente a la habitación o no está seguro del estado correcto de la habitación.
  • DIRTY (sucia): se utiliza si el invitado ocupaba el espacio para cualquier período de tiempo y requiere atención por parte del departamento de limpieza

SHARES COMPARTIR

Dos o más personas comúnmente comparten la misma habitación y tienen folios separados. Al crear una acción, hay dos escenarios posibles:

  • La combinación de dos reservas existentes en una.
  • Creación de acciones para una reserva con varios nombres de perfil La función de Acciones le permite adaptarse a ambas situaciones.

Siga los siguientes pasos para crear un recurso compartido de reserva:

  1. En el menú OPTIONS, seleccione SHARES.
  1. Seleccione COMBINE
  1. Seleccione el botón de RESERVATIONS en la parte superior de la pantalla.
  2. Haga clic en la flecha desplegable junto al campo NAME
  1. Búsqueda de la reserva existente por nombre o habitación y seleccione

OK

  1. Seleccione OK para guardar y volver a la pantalla de SHARE.

PROFILE SHARES COMPARTIR DATOS

  1. Vaya al menúOPTIONS, seleccioneSHARES.
  2. Seleccione COMBINE.
  3. Seleccione el botón de PROFILE en la parte superior de la pantalla.
  4. Haga clic en la flecha desplegable junto al campo NAME.
  5. Utilice el SEARCH para buscar el perfil del cliente y resaltar el nombre de perfil para compartir, a continuación, seleccione OK.
  6. Actualizar el número de adultos y niños.
  7. Si el segundo invitado va a usar una forma de pago diferente a la primera

actualizar el pago, la tarjeta de crédito número y exp. Los campos de fecha.

  1. Seleccione OK para guardar.

TRACES

TRACES son mensajes internos entre departamentos que sirven como recordatorios para los demás empleados. TRACES ayudan al hotel en la adopción de medidas en un especial de peticiones de los huéspedes.

Siga estos pasos para entrar en un rastro en una reserva para un compañero de trabajo:

  1. En el menú OPTIONS, seleccione TRACES y NEW

Los TRACES

  1. Seleccione el FROM DATEy TO DATE para que aparezca en los informes.
  2. Haga clic en la flecha desplegable al lado del campo de código de sección para elegir el departamento (s) para enviar el TRACE.
  3. Seleccione un TRACE predefinido, en su caso, haciendo clic en el cuadro de puntos suspensivos en el lado derecho de la pantalla.
  4. Escriba cualquier información de seguimiento adicional en el cuadro de texto (BLANCO), si es necesario.
  5. Seleccione OK para guardar.

RECUERDE: si realizó la tarea sugerida, debe cambiar el status del trace,

RESOLVE

Para resolver un TRACE enviado por otro departamento, siga los siguientes pasos:

  1. En el menú OPTIONS, seleccione TRACES. La pantalla de TRACES aparece.
  2. Para resolver un TRACE en particular, resalte el TRACE correspondiente y seleccione RESOLVE.
  3. Para cambiar todas los TRACES de una reserva, seleccione ALL OPTIONS Y marcar todos los TRACES y seleccione RESOLVE.

WAITLIST

La opción Waitlist le permite colocar una reserva en un estado de la lista de espera en caso de que no hay habitaciones disponibles en el hotel.

WAKE UP CALLS

El servicio de despertador opción le permite depositar y gestionar estela manual de las peticiones de los clientes en casa.

ROOM PLAN

GESTION DE HABITACIONES

El ROOM PLAN es útil para organizar las habitaciones previamente bloqueados para maximizar la disponibilidad del hotel. En el ROOM PLAN, ALL IN-HOUSE y PRE-BLOCKED presentan en una función de calendario para ver una semana a la vez.

Utilice esta función para mover las reservas previamente bloqueados.

Para utilizar el ROOM PLAN a las reservas PRE-BLOCKED que llegan, siga los siguientes pasos:

  1. En el menú principal, seleccione RESERVATION y ROOM PLAN Aparecerá la pantalla ROOM PLAN.

Una serie de características en ROOM PLAN hace o que la gestión de reservas sea mucho mas fácil.

  • New/edit: Crear una nueva reserva, poniendo de relieve una celda vacía en el Plan de habitación y seleccionando Nuevo. Alternativamente, resalte una reserva de invitado existente y elija Editar para actualizar la reserva.
  • Room Block: (Bloquear la sala): accede a ROOM BLOCKING, pantalla para auto-asignación de habitación.
  • OPTIONS: permite acceder a las opciones de reservación discutido anteriormente en este capítulo.
  • OOO / OOS: lugares, ya sea en la sala de fuera de servicio o estado Fuera de servicio
  • CHECK IN: se accede a la pantalla de registro rápido para una rápida verificación de las reservas. La fecha de llegada debe ser la fecha actual.
  • Calendar: accede a la propiedad Calendar para obtener más información sobre los eventos y actividades del hotel.
  1. Para mover una reserva que esta Pre-bloqueck ,de una asignación de habitación a otra, basta con buscar la reserva existente, y con el ratón, hacer clic y arrastrar la reserva de la habitación número deseado.